Registrierkasse und Barcode-Scanner: Was kleine Geschäfte in Österreich brauchen
Wer in Österreich ein Geschäft, einen Marktstand oder ein Café betreibt, kommt an der Registrierkasse kaum vorbei. Neben den Pflichten stellt sich die praktische Frage: Welche Geräte braucht es wirklich? Dieser Ratgeber gibt einen Überblick, ersetzt aber keine Beratung durch Steuerberater oder Finanzamt.
Wann eine Registrierkasse Pflicht ist
Die Registrierkassenpflicht greift, wenn ein Betrieb im Jahr mehr als 15.000 Euro Umsatz macht und davon mehr als 7.500 Euro bar eingenommen werden. Als Barumsatz zählen auch Zahlungen mit Bankomat- und Kreditkarte sowie Gutscheine. Für Umsätze im Freien, etwa am Marktstand, auf Schutzhütten oder bei Buschenschanken, gibt es Erleichterungen (die sogenannte Kalte-Hände-Regelung), deren Grenze seit 2026 bei 45.000 Euro liegt. Die genauen Voraussetzungen klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Belege und Sicherheitseinrichtung
Unabhängig von der Kassenpflicht gilt die Belegerteilungspflicht: Für jede Barzahlung muss ein Beleg ausgestellt werden. Registrierkassen brauchen seit 2017 eine Sicherheitseinrichtung, die jeden Beleg elektronisch signiert, und müssen bei FinanzOnline registriert sein. Seit 1. Oktober 2026 dürfen Belege auch digital ausgegeben werden, etwa über einen QR-Code, den die Kundschaft mit dem Handy scannt. Das spart Bonpapier, die Kasse muss es aber unterstützen.
Kassensystem: Klassisch oder Tablet
Klassische Kassensysteme sind robuste Geräte mit Touchscreen, oft mit eingebautem Drucker, gut für Gastronomie und Geschäfte mit viel Betrieb. Tablet-Kassen arbeiten mit einer App und einem Abo, sind günstig im Einstieg und flexibel, auch am Marktstand. Wichtig ist bei beiden, dass die Software den österreichischen Vorgaben entspricht, also die Sicherheitseinrichtung und den Jahresbeleg unterstützt. Geräte finden Sie unter Kassensysteme & POS-Terminals.
Barcode-Scanner: Schneller kassieren
Ein Barcode-Scanner beschleunigt das Kassieren und vermeidet Tippfehler. 1D-Scanner lesen die klassischen Strichcodes auf Produkten. 2D-Scanner lesen zusätzlich QR-Codes, auch vom Handydisplay, etwa für Gutscheine und digitale Coupons, sie sind heute die bessere Wahl. Kabelgebundene Scanner sind günstig und zuverlässig, kabellose geben Bewegungsfreiheit bei schweren Waren. Für Lager und Inventur gibt es mobile Datenerfassungsgeräte. Auswahl unter Barcode-Scanner und Mobile Datenerfassung & Terminals.
Bondrucker, Kassenlade und Zubehör
Bondrucker drucken thermisch, ohne Tinte, auf Thermopapier. Achten Sie auf die Papierbreite, meist 58 oder 80 Millimeter. Die Kassenlade wird oft über den Bondrucker angesteuert und öffnet sich beim Kassieren automatisch, siehe Kassenladen. Ein Kundendisplay zeigt den Betrag für die Kundschaft. Bei viel Bargeld helfen ein Banknotenzähler oder Geldprüfer. Kleinteile und Ersatz finden Sie unter Registrierkassen-Zubehör.
Kurz zusammengefasst
Kassenpflicht ab 15.000 Euro Jahresumsatz und 7.500 Euro Barumsatz, Belege für jede Barzahlung, Sicherheitseinrichtung und FinanzOnline-Registrierung. Seit Oktober 2026 auch digitale Belege per QR-Code. Dazu ein 2D-Barcode-Scanner, ein Bondrucker mit passender Papierbreite und eine Kassenlade. Wer zusätzlich online verkaufen will, findet Tipps im Ratgeber Online verkaufen in Österreich.
